Ana içeriğe geç

Genel Ayarlar

Genel Ayarlar

Ayarlar -> Genel Ayarlar -> Genel sekmesine gittiğinizde, Mysched sistemini iş ihtiyaçlarınıza göre uyarlamanıza yardımcı olan geniş bir yapılandırma seçenekleri yelpazesini bulacaksınız. Aşağıda bu sekmede yer alan her bir ayarın ayrıntılı bir özeti verilmiştir:

Zaman Dilimi Uzunluğu​

Bu seçenek, her zaman dilimi için varsayılan süreyi ayarlamanıza olanak tanır. Örneğin, 30 dakikalık bir zaman dilimi seçerseniz, müşterileriniz 10:30, 11:00, 11:30 gibi 30 dakikalık artışlarla randevu saatlerini görecektir. Bu değer, hizmetleri veya bireysel zaman dilimlerini ayarlarken varsayılan olarak kullanılır.

  • Varsayılan değer: 5 dakika

Rezervasyon Öncesi Minimum Süre Gereksinimi​

Bu ayar varsayılan olarak devre dışıdır. Ancak, rezervasyon yapılmadan önce minimum bir süre gereksinimi belirleyebilirsiniz. Bu süre 1 dakikadan 30 güne kadar değişebilir. Bu özellik, son dakika rezervasyonlarını önleyerek hazırlıksız yakalanma olasılığını azaltır.

Sınırlı Rezervasyon Günleri​

Bu ayar, müşterilerinizin hizmetleri ne kadar ileriye dönük olarak rezerve edebileceğini tanımlar. Varsayılan olarak 365 güne ayarlıdır, yani müşteriler bir yıl öncesine kadar randevu alabilirler.

Hafta Başlangıcı​

Mysched dünya çapında kullanıldığından, haftanın başlangıç günü bölgeye bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Varsayılan ayar Pazar olarak belirlenmiştir ancak bunu Pazartesi veya yerel iş uygulamalarınıza uygun başka bir gün olarak değiştirebilirsiniz.

Tarih Formatı​

Tarihlerin nasıl görüntüleneceğini aşağıdaki formatlardan birini seçerek özelleştirebilirsiniz:

  • Y-m-d
  • m/g/Y
  • d-m-Y
  • d/g/Y
  • d.m.Y

Saat Formatı​

Randevularınız için saat formatını 24 saat formatı veya 12 saat formatı olarak ayarlayın.

Varsayılan Randevu Durumu​

Yeni randevular için varsayılan durumu seçin. Seçenekler şunlardır:

  • Beklemede
  • Onaylandı
  • Reddedildi
  • İptal Edildi

Randevu Durumları sekmesinde oluşturduğunuz özel durumlardan herhangi birini de seçebilirsiniz.

Müşteri Saat Diliminde Zaman Dilimlerini Göster​

Bu seçenek etkinleştirildiğinde, zaman dilimleri müşterinizin yerel saat dilimine göre görüntülenir ve daha sorunsuz bir rezervasyon deneyimi sunar.

Esnek Zaman Dilimleri​

Çeşitli sürelerde hizmetler sunuyorsanız, Esnek Zaman Dilimleri özelliği programınızı en üst düzeye çıkarmanıza olanak tanır. Örneğin, 10 dakikalık bir hizmet saat 10:30'da rezerve edilirse, bir sonraki uygun dilim tam saate kadar beklemek yerine 10:40'da başlayacaktır. Bu, zaman ve kaynak kullanımınızı optimize eder.

Bağlantı Süresi Dolma​

Bu ayar, Bağlantı Yoluyla Randevu Durumunu Değiştir özelliğiyle ilgilidir. Bağlantının şu iki koşul altında süresinin dolmasını ayarlayabilirsiniz:

  • Bağlantı Oluşturulduktan Sonra: Bağlantı oluşturulduktan belirli bir süre sonra süresi dolacaktır.
  • Randevu Tarihinden Önce: Bağlantı, randevudan önce belirli bir zamana kadar aktif kalır.

İşlemleriniz için en uygun seçeneği tercih edin.

Yöneticilerin Çalışma Saatleri Dışında Randevu Alabilmesi​

Bu seçeneği etkinleştirerek yöneticilerin, normal çalışma saatleri dışında manuel olarak randevu almasına izin verebilirsiniz.

Sadece Kayıtlı Kullanıcılar Randevu Alabilir​

Bu seçenek etkinleştirildiğinde, yalnızca mysched.co’da kayıtlı kullanıcılar randevu alabilir. Bu, hizmetlerinize erişimi kontrol altına almak için ek bir güvenlik sağlar.

Markayı Kaldır​

Bu seçenek, rezervasyon arayüzünüzdeki "mysched.co tarafından desteklenmektedir" markasını kaldırır ve müşterilerinize daha kişisel bir deneyim sunar.

Saat Dilimi​

Şirketinizin saat diliminin doğru ayarlandığından emin olun, böylece planlama sorunları yaşamazsınız.

Bu ayarları yapılandırarak, Mysched platformunu ihtiyaçlarınıza göre tam olarak uyarlayabilir ve hem personeliniz hem de müşterileriniz için sorunsuz ve verimli bir randevu deneyimi sağlayabilirsiniz.

Randevu Durumları​

Mysched, randevu durumlarını yönetmek için son derece özelleştirilebilir bir sistem sunar. Bu özellik, platformu işinizin özel ihtiyaçlarına uyarlamanıza olanak tanır. Randevu Durumları özelliği, müşterileriniz ve personelinizle net ve etkili bir iletişim kurmanız için gereklidir; böylece herkes randevuların durumu hakkında aynı bilgiyi paylaşır.

Randevu Durumlarını Yönetme​

Bu sekmede, yeni randevu durumları ekleme ve mevcut olanları düzenleme veya silme esnekliğine sahipsiniz. Sistem, dört temel randevu durumu ile önceden yapılandırılmış olarak gelir: Beklemede, Onaylandı, İptal Edildi ve Reddedildi. Bu varsayılan durumlar, çoğu işletmenin temel ihtiyaçlarını karşılar, ancak operasyonel gereksinimlerinize bağlı olarak ek durumlar oluşturabilir veya mevcut olanları değiştirebilirsiniz.

Randevu Durumları Ekleme ve Düzenleme​

Yeni bir randevu durumu oluştururken veya mevcut bir durumu düzenlerken yapılandırmanız gereken birkaç anahtar unsur vardır:

  1. Başlık: Başlık, randevu durumunun hem personelinize hem de müşterilerinize görünür olan adıdır. Durumu doğru şekilde yansıtan net ve kısa bir başlık seçmek önemlidir. Örneğin, iş modelinize bağlı olarak "Onaylandı", "Devam Ediyor" veya "Tamamlandı" gibi başlıklar kullanılabilir.

  2. Simge Seçimi: Simge, kullanıcıların bir randevunun durumunu hızlı bir şekilde tanımlamasına yardımcı olan görsel bir ipucudur. Mysched, her randevu durumu için Font Awesome'da bulunan geniş bir kütüphaneden simge seçmenize olanak tanır. Font Awesome bağlantısını ziyaret ederek durumu en iyi temsil eden simgeyi seçebilirsiniz. Seçilen simge, randevu listelerinizde durum başlığının yanında görüntülenecek ve daha sezgisel bir kullanıcı deneyimi sağlayacaktır.

  3. Renk Hex Kodu: Görsel tanımayı daha da artırmak için her randevu durumuna özel bir renk atayabilirsiniz. Bu, renk hex kodunu belirterek yapılır ve durum göstergelerinin görünümünü özelleştirmenizi sağlar. Örneğin, "Onaylandı" için yeşil, "Beklemede" için sarı ve "İptal Edildi" için kırmızı kullanabilirsiniz. Bu renk kodlama sistemi, kullanıcıların durumları hızlı bir şekilde ayırt etmesine yardımcı olur.

  4. Anahtar Atama: Her randevu durumunun, sistem içinde kullanılan benzersiz bir anahtarı olmalıdır. Bu anahtarlar, randevu durumuna dayalı iş akışları oluşturmak ve otomatikleştirilmiş eylemler gerçekleştirmek için kritiktir. Örneğin, "Beklemede" durumu için beklemede anahtarı kullanılabilirken, "Onaylandı" durumu için onaylandı anahtarı kullanılabilir. Bu anahtarlar, iş akışları oluştururken, bildirimler gönderirken veya durum değişiklikleri için bağlantılar oluştururken durumlara referans vermenize olanak tanır.

Randevu Durumlarını İş Akışlarında Kullanma​

Randevu durumlarını uygun başlıklar, simgeler, renkler ve anahtarlarla yapılandırdıktan sonra, iş akışlarınızda bunlardan yararlanabilirsiniz. İş akışları, belirli tetikleyicilere dayalı olarak çeşitli görevleri otomatikleştiren güçlü araçlardır. Örneğin, bir müşterinin randevu durumu "Beklemede"den "Onaylandı"ya değiştiğinde bir bildirim gönderen bir iş akışı oluşturabilirsiniz. Benzer şekilde, müşterilerin veya personelin randevu durumunu doğrudan güncellemelerine olanak tanıyan bağlantılar oluşturabilirsiniz.

Pratik Örnek​

Bir dizi tedavi sunan bir spa işletiyorsanız, bir müşteri check-in yaptığında randevu durumunu "Devam Ediyor" olarak değiştiren ve hizmet tamamlandığında otomatik olarak "Tamamlandı" olarak güncelleyen bir iş akışı kurabilirsiniz. Bu durumların her biri, durumun doğasına uygun simgeler ve renklerle görsel olarak ayırt edilebilir ve böylece personeliniz ve müşterileriniz randevunun mevcut durumunu anlayabilir.

Sonuç​

Mysched’deki Randevu Durumları özelliği, randevuların işletmenizde nasıl yönetileceğini ve izleneceğini tamamen özelleştirmenize olanak tanır. Net ve görsel olarak ayırt edici durumlar oluşturarak iletişimi geliştirebilir, hataları azaltabilir ve operasyonlarınızı optimize edebilirsiniz. Varsayılan durumları kullanıyor ya da kendi durumlarınızı oluşturuyor olun, bu özellik, randevu yönetimini işletmenizin ihtiyaçlarına göre en sorunsuz ve verimli hale getirecek şekilde tasarlanmıştır.

Bekleme Listesi Özelliği​

Mysched’deki Bekleme Listesi özelliği, randevu zaman dilimlerinin tamamen dolu olduğu durumlarda müşteri talebini yönetmek için güçlü bir yol sunar. Bu özellik, bir bekleme listesini etkinleştirmenize veya devre dışı bırakmanıza olanak tanır ve müşteri memnuniyetini önemli ölçüde artırarak planlama sürecinizi optimize edebilir.

Bekleme Listesi Nasıl Çalışır?​

Bekleme Listesi özelliği etkinleştirildiğinde, dolu bir zaman diliminde randevu almak isteyen müşterilere bekleme listesine katılma seçeneği sunulur. Daha sonra bir randevu iptal edildiğinde, bekleme listesindeki bir müşteriyi açık olan zaman dilimini doldurmak üzere kolayca onaylayabilirsiniz. Bu, hiçbir randevu zamanının boşa gitmemesini sağlar ve rezervasyon potansiyelinizi en üst düzeye çıkartır.

Önemli Yapılandırma Gereksinimleri​

Bekleme Listesi özelliğinin doğru çalışmasını sağlamak için aşağıdaki koşulların karşılanması gerekir:

  1. Konum Adımı: Konum adımı görünür veya önceden seçilmiş olmalı ve Tarih ve Saat adımından önce sıralanmalıdır. Bu önemlidir çünkü sistem, müşteriyi bekleme listesine eklemeden önce randevu ile ilişkili belirli bir konumu bilmelidir.

  2. Hizmet Adımı: Hizmet adımı da görünür veya önceden seçilmiş olmalı ve Tarih ve Saat adımından önce sıralanmalıdır. Bu, sistemin müşterinin hangi hizmeti istediğini bilmesini sağlar ve onu bekleme listesine alır.

  3. Personel Adımı: Personel adımı görünür veya önceden seçilmiş olmalı ve Tarih ve Saat adımından önce sıralanmalıdır. Bu, sistemin randevu ile ilişkili olan personeli bilmesini sağlar.

  4. HerhangiBirPersonel Seçeneği: "HerhangiBirPersonel" seçeneği devre dışı bırakılmalıdır. Bu, sistemin müşterileri rastgele personellere atamasını önler ve bekleme listesinin belirli personelin uygunluğuna dayalı olarak çalışmasını sağlar.

Bu koşullar sağlanmazsa, Bekleme Listesi düzgün çalışmaz. Bekleme listesinin etkili olması için rezervasyon akışınızın bu gerekliliklere göre yapılandırıldığından emin olmanız çok önemlidir.

Pratik Örnek​

Yoğun bir klinik işlettiğinizi ve belirli bir gün için tüm randevu zaman dilimlerinin tamamen dolu olduğunu varsayalım. O gün randevu almaya çalışan bir müşteri bekleme listesine katılma seçeneğini tercih edebilir. Başka bir müşteri randevusunu iptal ederse, bekleme listenizi gözden geçirip sıradaki müşteriyi boşalan dilimi doldurmak üzere onaylayabilirsiniz. Bu süreç, programınızı tam kapasite kullanmanızı sağlar ve zaman kaybını önler.

Bekleme Listesi özelliğini etkinleştirerek, yüksek talebi ve son dakika iptallerini yönetmek için esnek bir çözüm sunabilir, nihayetinde müşteri memnuniyetini artırabilir ve zaman ve kaynaklarınızı daha verimli kullanabilirsiniz.

Rezervasyon Limit Yöneticisi​

Mysched sistemindeki Rezervasyon Limit Yöneticisi özelliği, tek bir müşterinin belirli bir süre içinde rezervasyon yapabileceği randevu sıklığını ve sayısını kontrol etmenizi sağlar. Bu, özellikle müşterilerin aşırı rezervasyon yapmasını veya mevcut zaman dilimlerini tekelleştirmesini önlemek isteyen işletmeler için yararlıdır. Sınırlar belirleyerek, hizmetlerinize adil erişim sağlayabilir ve programınızı daha verimli bir şekilde yönetebilirsiniz.

“Müşteri randevu sınırı” özelliğinin düzgün çalışmasını sağlamak için, rezervasyon yapılandırmanızdaki e-posta alanının gerekli bir alan olarak işaretlenmesi gerekir. Bu çok önemlidir, çünkü sistem müşterileri öncelikli olarak e-posta adresleri aracılığıyla tanımlar. Gerekli bir e-posta alanı olmadan, sistem randevu sınırlarını doğru bir şekilde izleyemez ve uygulayamaz. Bu ayarı yapılandırmak için şu yolu izleyebilirsiniz:

Ayarlar > Ön Uç Panelleri > Rezervasyon Adımları > Bilgi

Rezervasyon Sınır Yöneticisinin Ana Bileşenleri​

  1. Müşteri Randevu Limiti:
    Bu özellik, bir müşterinin belirli bir süre içinde rezervasyon yapabileceği randevu sayısına bir kısıtlama getirmenizi sağlar. Örneğin, bir müşteriyi ayda yalnızca 2 randevu ile sınırlamak istiyorsanız, bu özellik bu kuralı otomatik olarak uygulamanıza yardımcı olur.

  2. İzin Verilen Kapasite:
    Bu ayar, belirli bir müşteri için belirlenen süre içinde yapabileceği maksimum randevu sayısını belirler. Örneğin, izin verilen kapasiteyi 3 olarak ayarlarsanız, müşteri belirlenen süre içinde yalnızca 3 randevu yapabilir. Bu sınır, müşteri rezervasyonlarını yönetmek ve herhangi bir müşterinin uygunluklarını tekelleştirmesini önlemek için önemlidir.

  3. Süre:
    Süre, randevu sınırının geçerli olduğu zaman diliminin uzunluğunu tanımlar. İşletme ihtiyaçlarınıza bağlı olarak 1 hafta, 1 ay veya hatta 1 yıl gibi bir süre seçebilirsiniz. Örneğin, 1 ay süresini seçerseniz, müşterinin randevu sınırı her ay yenilenir ve yeni ay başladığında müşterinin yeni bir randevu seti rezervasyonu yapmasına olanak tanır.

  4. Aralık:
    Aralık, sürenin ölçüldüğü zaman birimidir. Günler, haftalar veya aylar gibi çeşitli seçeneklerden seçim yapabilirsiniz. Örneğin, 2 haftalık bir aralık seçerseniz, sistem rezervasyon sınırını 2 haftalık bir döngüye göre hesaplar. Bu, rezervasyonları kısa, tekrarlayan zaman dilimleri üzerinden yönetmek istiyorsanız kullanışlıdır.

Örnek Kullanım Durumu​

Bir fitness stüdyosu işlettiğinizi ve kişisel antrenman seansları sunduğunuzu varsayalım. Müşterilerinizin ayda 4'ten fazla seans rezervasyonu yapmasını istemiyorsunuz. Bu ayarı şu şekilde yapabilirsiniz:

  • İzin Verilen Kapasite: 4 olarak ayarlayın.
  • Süre: 1 ay olarak ayarlayın.
  • Aralık: Aylar olarak ayarlayın.

Bu yapılandırmada, her müşteri her ay 4 antrenman seansı rezerve edebilir. Bu limite ulaştıklarında, yeni ay başlayana kadar ek seans rezerve edemezler. Bu düzenleme, antrenörlerinizin uygunluklarını yönetmenize yardımcı olur ve tüm müşterilerin randevulara adil bir şekilde erişmesini sağlar.

Rezervasyon Limit Yöneticisini uygulayarak, programınızı daha dengeli bir müşteri deneyimi sağlayacak şekilde düzenleyebilir ve aşırı rezervasyon sorunlarını önleyebilirsiniz.