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Intégration de VivoMeetings

VivoMeetings est une plateforme de communication basée sur le cloud qui propose des fonctionnalités de vidéo, de voix, de chat et de partage de contenu, idéale pour les entreprises de toutes tailles. Elle permet une communication fluide à travers différents appareils et emplacements, prenant en charge les réunions, les webinaires, les appels et les chats sur des plateformes telles que Mac, Windows, iOS et Android. VivoMeetings peut accueillir jusqu'à 300 participants vidéo et 10 000 spectateurs par flux, ce qui en fait une solution idéale pour les cliniques, les salons et d'autres entreprises de services.

Grâce à l'intégration de VivoMeetings dans Mysched, les réunions virtuelles sont gérées sans effort. Lorsqu'un rendez-vous est réservé, VivoMeetings programme automatiquement la réunion via l'API, et l'URL de la réunion est envoyée aux clients, au personnel et aux administrateurs via le module Workflow. Le processus est entièrement automatisé, garantissant une configuration fluide des réunions, et les réunions peuvent être rejointes directement depuis les panneaux du personnel et des clients via le bouton "Démarrer la réunion".

Comment fonctionne VivoMeetings avec Mysched​

Une fois intégré, VivoMeetings se synchronise directement avec Mysched pour programmer et gérer automatiquement les réunions. Lorsqu'un rendez-vous est confirmé, la réunion est générée et l'URL est envoyée aux participants concernés via des notifications. Le personnel et les clients peuvent rejoindre les réunions depuis leurs tableaux de bord respectifs d'un simple clic.

Prérequis :​

  • Add-on VivoMeetings : Assurez-vous que l'intégration VivoMeetings est activée dans le panneau d'administration de Mysched.
  • Compte VivoMeetings : Assurez-vous de disposer d'un compte VivoMeetings actif.

Guide d'installation pas à pas de l'intégration de VivoMeetings​

Suivez ces étapes pour intégrer pleinement VivoMeetings à Mysched et commencer à programmer des réunions automatiquement.

Étape 1 : Créer un compte VivoMeetings​

Pour commencer, rendez-vous sur vivomeetings.com et créez un compte gratuit. Ce compte sera connecté à votre système Mysched pour gérer les réunions virtuelles.

Créer un compte VivoMeetings

Étape 2 : Activer l'intégration VivoMeetings dans Mysched​

  1. Accédez à la section Paramètres de votre tableau de bord Mysched.
  2. Sélectionnez l'onglet Intégrations.
  3. Activez l'intégration VivoMeetings.
  4. Vous pouvez définir le sujet de la conférence et l'ordre du jour de la conférence comme vous le souhaitez, en utilisant des raccourcis disponibles pour remplir dynamiquement les détails de la réunion.

Activer l'intégration VivoMeetings

Étape 3 : Lier les membres du personnel à VivoMeetings​

  1. Allez dans le module Personnel de Mysched.
  2. Sélectionnez et modifiez le profil du membre du personnel que vous souhaitez lier à VivoMeetings.
  3. Cliquez sur le bouton Se connecter à VivoMeetings pour autoriser le compte.
  4. Après vous être connecté, cliquez sur le bouton Autoriser pour connecter le profil du personnel à son compte VivoMeetings.

Autoriser VivoMeetings pour le personnel

Étape 4 : Activer VivoMeetings pour les services​

  1. Accédez au module Services de Mysched.
  2. Modifiez le service pour lequel vous souhaitez activer VivoMeetings.
  3. Activez l'option VivoMeetings pour le service afin de permettre la planification automatique de réunions pour les rendez-vous réservés sous ce service.

Activer VivoMeetings pour les services

Étape 5 : Configurer le workflow pour les notifications VivoMeetings​

  1. Accédez au module Workflows de Mysched et créez ou modifiez un workflow existant.
  2. Ajoutez le raccourci {vivomeetings_room_url} au contenu de la notification. Ce raccourci insérera dynamiquement l'URL de la réunion dans vos notifications par email, SMS ou WhatsApp.

Ajouter le raccourci VivoMeetings aux notifications

Gestion et participation aux réunions​

Une fois tout configuré, Mysched gérera automatiquement la planification des réunions dans VivoMeetings pour chaque rendez-vous concerné. L'URL de la salle VivoMeetings sera envoyée aux clients et au personnel, leur permettant de rejoindre la réunion directement depuis leur panneau Mysched ou via des notifications par email.

Les réunions peuvent être rejointes via le bouton Démarrer la réunion disponible à la fois sur le Panneau d'administration du personnel et le Panneau frontal des clients.

Synchronisation bidirectionnelle et planification automatique​

  • Si un rendez-vous est reprogrammé dans Mysched, la réunion associée sera également reprogrammée dans VivoMeetings.
  • Si un rendez-vous est annulé ou supprimé, la réunion correspondante dans VivoMeetings sera automatiquement annulée.

Déconnexion de VivoMeetings​

Les locataires peuvent déconnecter ou changer de compte VivoMeetings à tout moment en retournant à l'onglet Intégrations dans le module Paramètres et en cliquant sur le bouton Déconnecter.

Désinstallation de l'intégration VivoMeetings​

Pour désinstaller l'intégration VivoMeetings de votre système Mysched :

  1. Connectez-vous à votre compte VivoMeetings.
  2. Accédez au tableau de bord de l'application VivoMeetings.
  3. Localisez l'intégration Mysched et cliquez sur Désinstaller.

Avec l'intégration VivoMeetings dans Mysched, la gestion et la participation aux rendez-vous virtuels sont plus simples que jamais. Les réunions sont automatiquement créées, programmées et gérées, offrant une expérience fluide tant pour le personnel que pour les clients.