Workflows

Descripción General

El módulo Workflows en Mysched ofrece potentes capacidades de automatización para gestionar citas y optimizar los procesos empresariales. Con Workflow, puedes automatizar acciones relacionadas con citas y desencadenar eventos basados en condiciones específicas. Esta documentación proporciona una visión detallada del módulo Workflow, sus características, acciones soportadas, disparadores y ejemplos de uso.

¿Qué es Workflow?

Workflow te permite automatizar acciones relacionadas con las citas y construir procesos empresariales eficientes dentro de Mysched. Puedes definir flujos de trabajo que realicen tareas específicas cuando ocurren ciertas condiciones o eventos. Por ejemplo, los flujos de trabajo pueden enviar correos electrónicos a clientes, notificar al personal a través de Telegram, cambiar estados de citas, enviar solicitudes HTTP utilizando webhooks, y más.

Acciones Soportadas

El módulo Workflow soporta las siguientes acciones:

• Enviar Correo Electrónico: Enviar correos electrónicos automáticamente a clientes o personal.
• Enviar SMS: Utiliza Twilio o Amazon SNS para enviar notificaciones por SMS.
• Enviar Mensajes de WhatsApp: Enviar mensajes a través de Twilio.
• Enviar Mensajes de Telegram: Notificar al personal a través de Telegram.
• Cambiar Estado de Cita: Actualizar automáticamente el estado de las citas.
• Enviar Solicitudes HTTP(s) (Webhook): Enviar solicitudes HTTP a través de webhook para integrar con sistemas externos.

Disparadores Soportados

Los siguientes eventos pueden activar flujos de trabajo:

• Nueva Cita Añadida: Cuando se programa una nueva cita.
• Cita Reprogramada: Cuando se reprograma una cita.
• Cambio de Estado de la Cita: Desencadena acciones cuando se actualiza el estado de una cita (por ejemplo, confirmada, cancelada).
• Fin de la Cita: Desencadena acciones después de que finaliza la cita o dentro de un plazo especificado.
• Nuevo Cliente Creado: Cuando se crea un nuevo perfil de cliente en el sistema.

Creación de Algoritmos de Workflow

Puedes crear múltiples flujos de trabajo, cada uno con una combinación de diferentes disparadores y acciones. Estos flujos de trabajo te permiten automatizar procesos empresariales complejos y gestionar tareas de manera más efectiva.

Campos del Disparador

Cada disparador viene con un conjunto de campos que determinan cómo opera. Por ejemplo, el disparador de correo electrónico incluye campos como:

• Para: Permite múltiples direcciones de correo electrónico, de modo que los correos se puedan enviar a clientes, personal o contactos específicos.
• Asunto: Personaliza el asunto del correo electrónico utilizando palabras clave predeterminadas.
• Cuerpo: Define el contenido del correo electrónico, con soporte para palabras clave y marcadores de posición.
• Adjunto: Adjunta archivos o URLs generados por otros complementos de Mysched.

Ejemplos de Uso

Aquí algunos casos de uso comunes donde los flujos de trabajo pueden simplificar las operaciones:

• Confirmación de Cita: Envía automáticamente correos electrónicos o mensajes a los clientes cuando se realiza una reserva.
• Cancelación de Cita: Notifica tanto a los clientes como al personal cuando se cancela una cita.
• Reprogramación de Cita: Informa a todas las partes sobre los cambios en las citas.
• Seguimiento de Citas: Envía mensajes de seguimiento a los clientes después de las citas, fomentando reservas repetidas o promoviendo servicios adicionales.
• Compartir Documentos: Envía automáticamente documentos solicitados al personal o a los clientes a través de Telegram.
• Envío de Facturas: Genera y envía automáticamente facturas en PDF utilizando el módulo Workflow y un complemento de facturación.
• Notificaciones al Administrador: Notifica a los administradores por correo electrónico cuando se actualizan las citas.
• Reseñas de Servicios: Solicita automáticamente comentarios a los clientes después de una cita.

Filtros Soportados

Puedes aplicar filtros para refinar la ejecución del flujo de trabajo y adaptar las acciones a escenarios específicos:

• Filtro de Ubicación: Aplica flujos de trabajo basados en la ubicación de la cita (útil para negocios con múltiples sucursales).
• Filtro de Servicio: Dirige flujos de trabajo para servicios específicos, permitiendo diferentes acciones para distintos servicios.
• Filtro de Personal: Desencadena flujos de trabajo para miembros específicos del personal, como enviar recordatorios o notificaciones al personal asignado.
• Filtro de Estado: Utiliza el estado de la cita (programada, confirmada, cancelada) para determinar cuándo deben activarse los flujos de trabajo.
• Llamado Desde: Especifica si el flujo de trabajo se inició desde el panel de reservas frontal o desde el panel de administración.
• Filtro de Idioma: Personaliza los flujos de trabajo en función de las preferencias de idioma del cliente para una comunicación más personalizada.

Configuración de Workflows

Sigue estos pasos para crear un flujo de trabajo:

1. Navega a la Sección Workflows: Ve al menú de configuración y encuentra la pestaña Workflows.
2. Selecciona un Disparador: Elige el evento que activará el flujo de trabajo (por ejemplo, Nueva Cita Añadida, Cita Reprogramada).
3. Añadir Acciones: Define las acciones que deben ocurrir cuando se active el disparador, como enviar un correo electrónico o actualizar el estado de la cita.
4. Aplicar Filtros (Opcional): Utiliza filtros como ubicación, servicio o personal para refinar aún más cuándo debe ejecutarse el flujo de trabajo.
5. Guardar y Activar: Una vez que tu flujo de trabajo esté configurado, guárdalo y actívalo para comenzar con la automatización.

Solución de Problemas

Si tus flujos de trabajo no están funcionando como esperas, aquí algunos pasos comunes de solución de problemas:

• Verificar Condiciones del Disparador: Asegúrate de que se haya seleccionado el disparador correcto y que las condiciones para el evento se estén cumpliendo.
• Revisar Acciones: Verifica que las acciones, como enviar correos electrónicos o cambiar el estado de la cita, estén configuradas correctamente.
• Probar Filtros: Si tienes filtros aplicados, asegúrate de que estén configurados correctamente y no estén impidiendo la ejecución del flujo de trabajo.
• Verificar Registros: Utiliza los registros o el historial de notificaciones para revisar si el flujo de trabajo se activó y si ocurrieron errores.

Conclusión

El módulo Workflow en Mysched simplifica la automatización de los procesos clave de negocios, permitiendo una gestión eficiente de citas, interacciones con clientes y tareas internas. Al aprovechar las acciones, disparadores y filtros soportados, puedes crear flujos de trabajo complejos que mejoren tus operaciones y aumenten la satisfacción del cliente.