Workflows

Vue d'ensemble

Le module Workflow dans Mysched offre des capacités d'automatisation puissantes pour la gestion des rendez-vous et la rationalisation des processus d'entreprise. Avec Workflow, vous pouvez automatiser des actions liées aux rendez-vous et déclencher des événements basés sur des conditions spécifiques. Cette documentation fournit un aperçu détaillé du module Workflow, de ses fonctionnalités, des actions prises en charge, des déclencheurs et des exemples d'utilisation.

Qu'est-ce que Workflow ?

Workflow vous permet d'automatiser des actions liées aux rendez-vous et de mettre en place des processus d'entreprise efficaces au sein de Mysched. Vous pouvez définir des workflows qui effectuent des tâches spécifiques lorsque certaines conditions ou événements se produisent. Par exemple, les workflows peuvent envoyer des emails aux clients, notifier le personnel via Telegram, changer les statuts des rendez-vous, envoyer des requêtes HTTP via des webhooks, et bien plus encore.

Actions prises en charge

Le module Workflow prend en charge les actions suivantes :

• Envoyer un email : Envoyer automatiquement des emails aux clients ou au personnel.
• Envoyer un SMS : Utiliser Twilio ou Amazon SNS pour envoyer des notifications par SMS.
• Envoyer des messages WhatsApp : Envoyer des messages via Twilio.
• Envoyer des messages Telegram : Notifier le personnel via Telegram.
• Changer le statut du rendez-vous : Mettre à jour automatiquement le statut des rendez-vous.
• Envoyer des requêtes HTTP(s) (Webhook) : Envoyer des requêtes HTTP via un webhook pour une intégration avec des systèmes externes.

Déclencheurs pris en charge

Les événements suivants peuvent déclencher des workflows :

• Nouveau rendez-vous ajouté : Lorsqu'un nouveau rendez-vous est planifié.
• Rendez-vous reprogrammé : Lorsqu'un rendez-vous est reprogrammé.
• Changement de statut du rendez-vous : Déclenche des actions lorsque le statut d'un rendez-vous est mis à jour (par exemple, confirmé, annulé).
• Fin du rendez-vous : Déclenche des actions après la fin du rendez-vous ou dans un délai spécifié.
• Nouveau client créé : Lorsqu'un nouveau profil client est créé dans le système.

Création d'algorithmes Workflow

Vous pouvez créer plusieurs workflows, chacun combinant différents déclencheurs et actions. Ces workflows vous permettent d'automatiser des processus commerciaux complexes et de gérer les tâches plus efficacement.

Champs de déclenchement

Chaque déclencheur est accompagné d'un ensemble de champs qui déterminent son fonctionnement. Par exemple, le déclencheur Email inclut des champs tels que :

• À : Permet plusieurs adresses email, afin que les emails puissent être envoyés aux clients, au personnel ou à des contacts spécifiques.
• Objet : Personnalisez l'objet de l'email en utilisant des mots-clés par défaut pour la personnalisation.
• Corps : Définissez le contenu de l'email, avec prise en charge des mots-clés et des espaces réservés.
• Pièce jointe : Joignez des fichiers ou des URL générés à partir d'autres modules de Mysched.

Exemples d'utilisation

Voici quelques cas d'utilisation courants où les workflows peuvent simplifier les opérations :

• Confirmation de rendez-vous : Envoyer automatiquement des emails ou des messages de confirmation aux clients lorsqu'une réservation est effectuée.
• Annulation de rendez-vous : Notifier les clients et le personnel lorsqu'un rendez-vous est annulé.
• Reprogrammation de rendez-vous : Informer toutes les parties des changements d'horaires ou de dates de rendez-vous.
• Suivi après rendez-vous : Envoyer des messages de suivi aux clients après les rendez-vous, encourageant les réservations récurrentes ou la vente de services supplémentaires.
• Partage de documents : Envoyer automatiquement les documents demandés au personnel ou aux clients via Telegram.
• Envoi de factures par email : Générer et envoyer automatiquement des factures PDF en utilisant le module Workflow et un add-on de facturation.
• Notifications administratives : Notifier les administrateurs par email lorsque des rendez-vous sont mis à jour.
• Avis sur les services : Demander automatiquement des retours d'expérience aux clients après un rendez-vous.

Filtres pris en charge

Vous pouvez appliquer des filtres pour affiner l'exécution du workflow et adapter les actions à des scénarios spécifiques :

• Filtre de localisation : Appliquer des workflows en fonction de la localisation du rendez-vous (utile pour les entreprises ayant plusieurs succursales).
• Filtre de service : Cibler des services spécifiques avec des workflows, permettant des actions différentes selon les services.
• Filtre de personnel : Déclencher des workflows pour des membres du personnel spécifiques, comme l'envoi de rappels ou de notifications au personnel affecté.
• Filtre de statut : Utiliser le statut du rendez-vous (planifié, confirmé, annulé) pour déterminer quand les workflows doivent se déclencher.
• Appelé depuis : Spécifiez si le workflow a été initié depuis le panneau de réservation frontal ou depuis le panneau d'administration.
• Filtre de langue : Personnaliser les workflows en fonction des préférences linguistiques du client pour une communication personnalisée.

Configuration des Workflows

Suivez ces étapes pour créer un workflow :

1. Accéder à la section Workflow : Allez dans le menu des paramètres et trouvez l'onglet Workflows.
2. Sélectionner un déclencheur : Choisissez l'événement qui activera le workflow (par exemple, Nouveau rendez-vous ajouté, Rendez-vous reprogrammé).
3. Ajouter des actions : Définissez les actions qui doivent se produire lorsque le déclencheur est activé, comme l'envoi d'un email ou la mise à jour du statut du rendez-vous.
4. Appliquer des filtres (facultatif) : Utilisez des filtres comme la localisation, le service ou le personnel pour affiner le moment où le workflow doit être exécuté.
5. Enregistrer et activer : Une fois votre workflow configuré, enregistrez-le et activez-le pour commencer l'automatisation.

Résolution des problèmes

Si vos workflows ne fonctionnent pas comme prévu, voici quelques étapes de dépannage courantes :

• Vérifier les conditions de déclenchement : Assurez-vous que le bon déclencheur est sélectionné et que les conditions de l'événement sont remplies.
• Vérifier les actions : Assurez-vous que les actions, telles que l'envoi d'emails ou le changement de statut du rendez-vous, sont correctement configurées.
• Tester les filtres : Si vous avez appliqué des filtres, vérifiez qu'ils sont correctement définis et qu'ils n'empêchent pas l'exécution du workflow.
• Vérifier les journaux : Utilisez les journaux ou l'historique des notifications pour vérifier si le workflow a été déclenché et s'il y a eu des erreurs.

Conclusion

Le module Workflow dans Mysched simplifie l'automatisation des processus clés de votre entreprise, permettant une gestion efficace des rendez-vous, des interactions clients et des tâches internes. En exploitant les actions, déclencheurs et filtres pris en charge, vous pouvez créer des workflows complexes qui améliorent vos opérations et augmentent la satisfaction de vos clients.