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Facturas

Descripción General​

Con Mysched, puedes generar y enviar facturas automáticamente en formato PDF para tus servicios, simplificando el proceso de facturación. Preparar facturas manualmente puede ser una tarea que consume mucho tiempo y es compleja, pero la función de Facturas de Mysched facilita esta tarea al generar instantáneamente facturas profesionales para tus citas.

¿Por qué Son Importantes las Facturas?​

Las facturas cumplen múltiples funciones importantes para las empresas, tales como:

  • Recibir Pagos: Las facturas proporcionan un registro formal de los servicios prestados y ayudan a asegurar que las empresas reciban el pago completo y a tiempo. Incluyen información esencial como los detalles del cliente y del vendedor, descripciones de los servicios, el monto adeudado y los términos de pago.
  • Establecer Derechos Legales: Las facturas son documentos legales que establecen el derecho de una empresa a recibir un pago. Si un cliente no paga, la factura sirve como evidencia de que los servicios fueron entregados, lo que permite a las empresas tomar acciones legales si es necesario.
  • Mantener Registros: Las facturas proporcionan registros detallados de las transacciones, lo que facilita la gestión financiera, el seguimiento de los pagos y el mantenimiento de documentación organizada para fines de auditoría.

Aspectos Básicos de las Facturas​

Una factura típica incluye:

  • Los nombres y detalles de contacto del cliente y del vendedor.
  • Una descripción de los servicios o productos prestados.
  • El precio por artículo o servicio.
  • El monto total adeudado.
  • Los términos de pago (por ejemplo, al recibirla, en 30 o 60 días).
  • Un número de factura único.
  • Un método de pago preferido.

Incluir una política de cargos por retraso también puede ayudar a incentivar pagos puntuales.

Cómo Habilitar la Función de Facturas​

Para comenzar a utilizar la función de facturas en Mysched, sigue estos pasos:

1. Creación de una Factura​

  1. Ir a la Sección de Facturas: En el panel de administración de Mysched, navega a la sección de Facturas.
  2. Añadir una Nueva Factura: Haz clic en el botón Añadir Factura para crear una nueva factura.
  3. Personalizar la Factura: Puedes usar palabras clave para insertar datos relevantes de manera dinámica (por ejemplo, detalles de la cita, nombres de clientes). Al hacer clic en el botón Palabras Clave, puedes ver todas las palabras clave disponibles y añadirlas a tu factura.
  4. Previsualizar la Factura: Puedes descargar o previsualizar el PDF para asegurarte de que todo está correcto.
  5. Plantillas HTML: Si tienes una plantilla HTML existente, puedes importarla como una factura cambiando a la Vista de Código.

Una vez que la factura esté preparada, guárdala para su uso futuro.

2. Añadir Facturas a las Notificaciones​

Las facturas pueden adjuntarse a notificaciones por correo electrónico, lo que facilita su envío automático a clientes y personal. Así es como puedes adjuntar facturas a tus notificaciones:

  1. Ir al Módulo de Workflows: Navega al módulo de Workflows en el panel de administración.
  2. Editar la Acción de Notificación: Encuentra la notificación a la que deseas adjuntar la factura y haz clic en Editar.
  3. Añadir la Factura: En el editor de notificaciones, busca la sección de Adjuntos en la parte inferior. Aquí puedes seleccionar la factura que deseas adjuntar.
  4. Guardar la Notificación: Una vez que la factura esté adjunta, guarda la configuración de la notificación.

Puedes adjuntar varias facturas a diferentes tipos de notificaciones, proporcionando flexibilidad para diversos escenarios de facturación.

Caso de Uso Ejemplar​

Por ejemplo, cuando un cliente reserva una cita, Mysched puede generar automáticamente una factura y adjuntarla al correo electrónico de confirmación enviado al cliente. La factura incluirá todos los detalles relevantes, como los servicios prestados, el monto total adeudado y los términos de pago.

Conclusión​

La función de Facturas en Mysched simplifica el proceso de crear y enviar facturas, ayudándote a recibir pagos a tiempo y a mantener una relación profesional con tus clientes. Al automatizar la generación de facturas y adjuntarlas a las notificaciones, puedes ahorrar tiempo, reducir el esfuerzo manual y garantizar que toda la información de facturación se comunique adecuadamente a tus clientes.

Para obtener más detalles sobre cómo configurar y utilizar la función de facturas, consulta la documentación de Workflows y Notificaciones, o contacta con nuestro equipo de soporte si es necesario.