Flussi di Lavoro

Panoramica

Il modulo Flussi di Lavoro in Mysched offre potenti funzionalità di automazione per la gestione degli appuntamenti e la semplificazione dei processi aziendali. Con i Flussi di Lavoro, puoi automatizzare azioni relative agli appuntamenti e attivare eventi basati su condizioni specifiche. Questa documentazione fornisce una panoramica dettagliata del modulo Flussi di Lavoro, delle sue funzionalità, delle azioni supportate, dei trigger e degli esempi di utilizzo.

Cos'è il Flusso di Lavoro?

Il Flusso di Lavoro ti consente di automatizzare azioni relative agli appuntamenti e costruire processi aziendali efficienti all'interno di Mysched. Puoi definire flussi di lavoro che eseguono compiti specifici quando si verificano determinate condizioni o eventi. Ad esempio, i flussi di lavoro possono inviare email ai clienti, notificare lo staff tramite Telegram, modificare lo stato degli appuntamenti, inviare richieste HTTP utilizzando i webhook e altro ancora.

Azioni Supportate

Le seguenti azioni sono supportate dal modulo Flussi di Lavoro:

• Invio di Email: Invia automaticamente email ai clienti o allo staff.
• Invio di SMS: Usa Twilio o Amazon SNS per inviare notifiche SMS.
• Invio di Messaggi WhatsApp: Invia messaggi tramite Twilio.
• Invio di Messaggi Telegram: Notifica il personale tramite Telegram.
• Modifica dello Stato dell'Appuntamento: Aggiorna automaticamente lo stato degli appuntamenti.
• Invio di Richieste HTTP(s) (Webhook): Invia richieste HTTP tramite webhook per l'integrazione con sistemi esterni.

Trigger Supportati

I seguenti eventi possono attivare i flussi di lavoro:

• Nuovo Appuntamento Aggiunto: Quando viene programmato un nuovo appuntamento.
• Appuntamento Ripianificato: Quando un appuntamento viene ripianificato.
• Stato dell'Appuntamento Modificato: Attiva azioni quando lo stato di un appuntamento viene aggiornato (ad esempio, confermato, annullato).
• Fine dell'Appuntamento: Attiva azioni dopo la fine dell'appuntamento o entro un determinato periodo di tempo.
• Nuovo Cliente Creato: Quando viene creato un nuovo profilo cliente nel sistema.

Creazione di Algoritmi di Flusso di Lavoro

Puoi creare più flussi di lavoro, ciascuno con una combinazione di diversi trigger e azioni. Questi flussi di lavoro ti consentono di automatizzare processi aziendali complessi e gestire i compiti in modo più efficace.

Campi di Trigger

Ogni trigger include una serie di campi che determinano il suo funzionamento. Ad esempio, il trigger Email include campi come:

• A: Consente l'inserimento di più indirizzi email, in modo che le email possano essere inviate ai clienti, allo staff o a contatti specifici.
• Oggetto: Personalizza l'oggetto dell'email utilizzando parole chiave predefinite.
• Corpo: Definisci il contenuto dell'email, con supporto per parole chiave e segnaposto.
• Allegato: Allegare file o URL generati da altri componenti aggiuntivi di Mysched.

Esempi di Utilizzo

Ecco alcuni casi d'uso comuni in cui i flussi di lavoro possono semplificare le operazioni:

• Conferma dell'Appuntamento: Invia automaticamente email o messaggi di conferma ai clienti quando viene effettuata una prenotazione.
• Cancellazione dell'Appuntamento: Notifica sia i clienti che lo staff quando un appuntamento viene annullato.
• Ripianificazione dell'Appuntamento: Informa tutte le parti sui cambiamenti agli orari o alle date degli appuntamenti.
• Follow-up dell'Appuntamento: Invia messaggi di follow-up ai clienti dopo gli appuntamenti, incoraggiando nuove prenotazioni o vendite aggiuntive.
• Condivisione di Documenti: Invia automaticamente documenti richiesti allo staff o ai clienti tramite Telegram.
• Invio Fatture via Email: Genera e invia automaticamente fatture PDF utilizzando il modulo Flussi di Lavoro e un componente aggiuntivo per le fatture.
• Notifiche agli Amministratori: Notifica agli amministratori via email quando gli appuntamenti vengono aggiornati.
• Recensioni del Servizio: Richiedi automaticamente feedback ai clienti dopo un appuntamento.

Filtri Supportati

Puoi applicare filtri per affinare l'esecuzione dei flussi di lavoro e personalizzare le azioni per scenari specifici:

• Filtro per Località: Applica i flussi di lavoro in base alla località dell'appuntamento (utile per aziende con più sedi).
• Filtro per Servizio: Rivolgi i flussi di lavoro a servizi specifici, consentendo azioni diverse per servizi diversi.
• Filtro per Staff: Attiva i flussi di lavoro per membri dello staff specifici, ad esempio inviando promemoria o notifiche allo staff assegnato.
• Filtro per Stato: Usa lo stato dell'appuntamento (programmato, confermato, annullato) per determinare quando i flussi di lavoro devono attivarsi.
• Iniziato Da: Specifica se il flusso di lavoro è stato avviato dal pannello di prenotazione front-end o dal pannello di amministrazione.
• Filtro per Lingua: Personalizza i flussi di lavoro in base alle preferenze linguistiche del cliente per una comunicazione più personalizzata.

Configurazione dei Flussi di Lavoro

Segui questi passaggi per creare un flusso di lavoro:

1. Vai alla Sezione Flussi di Lavoro: Vai al menu delle impostazioni e trova la scheda Flussi di Lavoro.
2. Seleziona un Trigger: Scegli l'evento che attiverà il flusso di lavoro (ad esempio, Nuovo Appuntamento Aggiunto, Appuntamento Ripianificato).
3. Aggiungi Azioni: Definisci le azioni che devono verificarsi quando il trigger viene attivato, come l'invio di un'email o l'aggiornamento dello stato dell'appuntamento.
4. Applica Filtri (Opzionale): Usa filtri come località, servizio o staff per affinare ulteriormente quando il flusso di lavoro deve essere eseguito.
5. Salva e Attiva: Una volta configurato il flusso di lavoro, salvalo e attivalo per iniziare l'automazione.

Risoluzione dei Problemi

Se i tuoi flussi di lavoro non funzionano come previsto, ecco alcuni passaggi comuni per la risoluzione dei problemi:

• Verifica le Condizioni del Trigger: Assicurati che sia selezionato il trigger corretto e che le condizioni per l'evento siano soddisfatte.
• Verifica le Azioni: Assicurati che le azioni, come l'invio di email o la modifica dello stato dell'appuntamento, siano configurate correttamente.
• Test dei Filtri: Se hai applicato filtri, verifica che siano impostati correttamente e che non stiano impedendo l'esecuzione del flusso di lavoro.
• Controlla i Log: Usa i log o la cronologia delle notifiche per verificare se il flusso di lavoro è stato attivato e se si sono verificati errori.

Conclusione

Il modulo Flussi di Lavoro in Mysched semplifica l'automazione dei principali processi aziendali, consentendo una gestione efficiente degli appuntamenti, delle interazioni con i clienti e dei compiti interni. Sfruttando le azioni supportate, i trigger e i filtri, puoi creare flussi di lavoro complessi che migliorano le tue operazioni e aumentano la soddisfazione dei clienti.