Workflows

Overzicht

De Workflow-module in Mysched biedt krachtige automatiseringsmogelijkheden voor het beheren van afspraken en het stroomlijnen van bedrijfsprocessen. Met Workflow kun je acties met betrekking tot afspraken automatiseren en gebeurtenissen activeren op basis van specifieke voorwaarden. Deze documentatie biedt een gedetailleerd overzicht van de Workflow-module, de functies, ondersteunde acties, triggers en voorbeelden van gebruik.

Wat is Workflow?

Workflow stelt je in staat om acties met betrekking tot afspraken te automatiseren en efficiënte bedrijfsprocessen binnen Mysched op te bouwen. Je kunt workflows definiëren die specifieke taken uitvoeren wanneer bepaalde voorwaarden of gebeurtenissen zich voordoen. Bijvoorbeeld, workflows kunnen e-mails naar klanten sturen, personeel via Telegram op de hoogte stellen, afspraakstatussen wijzigen, HTTP-verzoeken versturen via webhooks en meer.

Ondersteunde Acties

De volgende acties worden ondersteund door de Workflow-module:

• E-mails versturen: Automatisch e-mails naar klanten of personeel versturen.
• SMS versturen: Gebruik Twilio of Amazon SNS om SMS-meldingen te versturen.
• WhatsApp-berichten versturen: Berichten versturen via Twilio.
• Telegram-berichten versturen: Personeel via Telegram op de hoogte stellen.
• Afspraakstatus wijzigen: Automatisch de status van afspraken bijwerken.
• HTTP(s)-verzoeken versturen (Webhook): HTTP-verzoeken versturen via webhooks voor integratie met externe systemen.

Ondersteunde Triggers

De volgende gebeurtenissen kunnen workflows activeren:

• Nieuwe afspraak toegevoegd: Wanneer een nieuwe afspraak wordt ingepland.
• Afspraak verplaatst: Wanneer een afspraak wordt verzet.
• Afspraakstatus gewijzigd: Acties activeren wanneer de status van een afspraak wordt bijgewerkt (bijv. bevestigd, geannuleerd).
• Afspraak eindigt: Acties activeren na afloop van de afspraak of binnen een opgegeven tijdsbestek.
• Nieuwe klant aangemaakt: Wanneer een nieuw klantprofiel in het systeem wordt aangemaakt.

Workflow-algoritmes maken

Je kunt meerdere workflows maken, elk met een combinatie van verschillende triggers en acties. Deze workflows stellen je in staat om complexe bedrijfsprocessen te automatiseren en taken effectiever te beheren.

Trigger Velden

Elke trigger wordt geleverd met een reeks velden die bepalen hoe deze werkt. Bijvoorbeeld, de E-mail-trigger bevat velden zoals:

• Aan: Hiermee kun je meerdere e-mailadressen opgeven, zodat e-mails naar klanten, personeel of specifieke contactpersonen kunnen worden gestuurd.
• Onderwerp: Pas het e-mailonderwerp aan met behulp van standaard sleutelwoorden voor personalisatie.
• Inhoud: Definieer de inhoud van de e-mail, met ondersteuning voor sleutelwoorden en tijdelijke aanduidingen.
• Bijlage: Voeg bestanden of URL's toe die zijn gegenereerd door andere Mysched-add-ons.

Voorbeelden van Gebruik

Hier zijn enkele veelvoorkomende toepassingen waarin workflows de operaties kunnen vereenvoudigen:

• Afsprakenbevestiging: Automatisch bevestigingsmails of berichten sturen naar klanten wanneer een boeking is gemaakt.
• Afspraakannulering: Zowel klanten als personeel op de hoogte stellen wanneer een afspraak wordt geannuleerd.
• Afspraakverplaatsing: Alle betrokkenen informeren over wijzigingen in afspraakdata of -tijden.
• Follow-up na afspraak: Stuur follow-up berichten naar klanten na afspraken, waarbij je herhaalboekingen of upselling van extra diensten aanmoedigt.
• Documentdeling: Automatisch aangevraagde documenten naar personeel of klanten sturen via Telegram.
• Facturen per e-mail verzenden: Automatisch PDF-facturen genereren en versturen met behulp van de Workflow-module en een facturerings-add-on.
• Beheerdersmeldingen: Beheerders per e-mail op de hoogte stellen wanneer afspraken worden bijgewerkt.
• Dienstbeoordelingen: Automatisch om feedback vragen bij klanten na een afspraak.

Ondersteunde Filters

Je kunt filters toepassen om de uitvoering van workflows te verfijnen en acties op maat te maken voor specifieke scenario's:

• Locatiefilter: Pas workflows toe op basis van de locatie van de afspraak (handig voor bedrijven met meerdere vestigingen).
• Dienstfilter: Target specifieke diensten met workflows, zodat verschillende acties worden uitgevoerd voor verschillende diensten.
• Personeelfilter: Werkflows activeren voor specifieke personeelsleden, zoals het versturen van herinneringen of meldingen naar toegewezen personeel.
• Statusfilter: Gebruik de afspraakstatus (ingepland, bevestigd, geannuleerd) om te bepalen wanneer workflows moeten worden geactiveerd.
• Opgeroepen vanuit: Specificeer of de workflow is gestart vanuit het front-end boekingspaneel of het beheerdersdashboard.
• Taalfilter: Pas workflows aan op basis van de taalvoorkeuren van de klant voor gepersonaliseerde communicatie.

Workflows instellen

Volg deze stappen om een workflow te maken:

1. Ga naar het Workflow-gedeelte: Ga naar het instellingenmenu en vind het tabblad Workflows.
2. Selecteer een Trigger: Kies de gebeurtenis die de workflow activeert (bijv. Nieuwe Afspraak Toegevoegd, Afspraak Verplaatst).
3. Acties toevoegen: Definieer de acties die moeten worden uitgevoerd wanneer de trigger wordt geactiveerd, zoals het verzenden van een e-mail of het bijwerken van de afspraakstatus.
4. Filters toepassen (Optioneel): Gebruik filters zoals locatie, dienst of personeel om verder te bepalen wanneer de workflow moet worden uitgevoerd.
5. Opslaan en Activeren: Zodra je workflow is geconfigureerd, sla deze op en activeer hem om de automatisering te starten.

Probleemoplossing

Als je workflows niet naar verwachting werken, zijn hier enkele veelvoorkomende probleemoplossingsstappen:

• Controleer Triggervoorwaarden: Zorg ervoor dat de juiste trigger is geselecteerd en dat de voorwaarden voor de gebeurtenis worden vervuld.
• Verifieer Acties: Zorg ervoor dat de acties, zoals het verzenden van e-mails of het wijzigen van de afspraakstatus, correct zijn geconfigureerd.
• Test Filters: Als je filters hebt toegepast, controleer dan of ze correct zijn ingesteld en niet voorkomen dat de workflow wordt uitgevoerd.
• Controleer Logboeken: Gebruik de logboeken of meldingsgeschiedenis om te zien of de workflow is geactiveerd en of er fouten zijn opgetreden.

Conclusie

De Workflow-module in Mysched vereenvoudigt de automatisering van belangrijke bedrijfsprocessen, waardoor afsprakenbeheer, klantinteracties en interne taken efficiënt kunnen worden beheerd. Door gebruik te maken van ondersteunde acties, triggers en filters, kun je complexe workflows creëren die je bedrijfsvoering verbeteren en de klanttevredenheid verhogen.