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Workflows

Übersicht​

Das Workflow-Modul in Mysched bietet leistungsstarke Automatisierungsfunktionen für das Management von Terminen und die Optimierung von Geschäftsprozessen. Mit Workflows können Sie Aktionen im Zusammenhang mit Terminen automatisieren und Ereignisse basierend auf bestimmten Bedingungen auslösen. Diese Dokumentation bietet einen detaillierten Überblick über das Workflow-Modul, seine Funktionen, unterstützte Aktionen, Auslöser und Anwendungsbeispiele.

Was ist ein Workflow?​

Mit Workflows können Sie Aktionen im Zusammenhang mit Terminen automatisieren und effiziente Geschäftsprozesse innerhalb von Mysched aufbauen. Sie können Workflows definieren, die bestimmte Aufgaben ausführen, wenn bestimmte Bedingungen oder Ereignisse eintreten. Beispielsweise können Workflows E-Mails an Kunden senden, Mitarbeiter über Telegram benachrichtigen, Terminstatus ändern, HTTP-Anfragen über Webhooks senden und vieles mehr.

Unterstützte Aktionen​

Das Workflow-Modul unterstützt die folgenden Aktionen:

  • E-Mails senden: Automatisch E-Mails an Kunden oder Mitarbeiter senden.
  • SMS senden: Verwenden Sie Twilio oder Amazon SNS, um SMS-Benachrichtigungen zu senden.
  • WhatsApp-Nachrichten senden: Nachrichten über Twilio senden.
  • Telegram-Nachrichten senden: Mitarbeiter über Telegram benachrichtigen.
  • Terminstatus ändern: Den Status von Terminen automatisch aktualisieren.
  • HTTP(s)-Anfragen senden (Webhook): HTTP-Anfragen über Webhooks senden, um Integrationen mit externen Systemen zu ermöglichen.

Unterstützte Auslöser​

Folgende Ereignisse können Workflows auslösen:

  • Neuer Termin hinzugefügt: Wenn ein neuer Termin geplant wird.
  • Termin verschoben: Wenn ein Termin verschoben wird.
  • Terminstatus geändert: Aktionen auslösen, wenn sich der Status eines Termins ändert (z. B. bestätigt, storniert).
  • Termin beendet: Aktionen auslösen, nachdem der Termin endet oder innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens.
  • Neuer Kunde erstellt: Wenn ein neues Kundenprofil im System erstellt wird.

Erstellung von Workflow-Algorithmen​

Sie können mehrere Workflows erstellen, die jeweils eine Kombination aus verschiedenen Auslösern und Aktionen enthalten. Diese Workflows ermöglichen es Ihnen, komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren und Aufgaben effizienter zu verwalten.

Auslösefelder​

Jeder Auslöser verfügt über eine Reihe von Feldern, die bestimmen, wie er funktioniert. Zum Beispiel enthält der E-Mail-Auslöser Felder wie:

  • An: Ermöglicht mehrere E-Mail-Adressen, sodass E-Mails an Kunden, Mitarbeiter oder bestimmte Kontakte gesendet werden können.
  • Betreff: Passen Sie den E-Mail-Betreff mit Standard-Keywords zur Personalisierung an.
  • Inhalt: Definieren Sie den E-Mail-Inhalt mit Unterstützung für Keywords und Platzhalter.
  • Anhang: Anhänge oder URLs aus anderen Mysched-Add-ons anhängen.

Anwendungsbeispiele​

Hier sind einige gängige Anwendungsfälle, bei denen Workflows Abläufe vereinfachen können:

  • Terminbestätigung: Automatisch Bestätigungs-E-Mails oder Nachrichten an Kunden senden, wenn eine Buchung erfolgt.
  • Terminabsage: Kunden und Mitarbeiter benachrichtigen, wenn ein Termin storniert wird.
  • Terminverschiebung: Alle Beteiligten über Änderungen der Terminzeit oder des Datums informieren.
  • Follow-up nach dem Termin: Nach dem Termin Follow-up-Nachrichten an Kunden senden, um Wiederbuchungen oder Upselling von Zusatzleistungen zu fördern.
  • Dokumentenaustausch: Automatisch angeforderte Dokumente per Telegram an Mitarbeiter oder Kunden senden.
  • Rechnungsversand: PDF-Rechnungen automatisch mit dem Workflow-Modul und einem Rechnungs-Add-on erstellen und versenden.
  • Admin-Benachrichtigungen: Administratoren per E-Mail benachrichtigen, wenn Termine aktualisiert werden.
  • Servicebewertungen: Automatisch Feedback von Kunden nach einem Termin anfordern.

Unterstützte Filter​

Sie können Filter anwenden, um die Ausführung von Workflows zu verfeinern und Aktionen für bestimmte Szenarien anzupassen:

  • Standortfilter: Workflows basierend auf dem Standort des Termins anwenden (nützlich für Unternehmen mit mehreren Filialen).
  • Servicefilter: Workflows auf bestimmte Services anwenden, sodass unterschiedliche Aktionen für verschiedene Services ausgeführt werden.
  • Mitarbeiterfilter: Workflows für bestimmte Mitarbeiter auslösen, z. B. Erinnerungen oder Benachrichtigungen an zugewiesene Mitarbeiter senden.
  • Statusfilter: Den Terminstatus (geplant, bestätigt, storniert) verwenden, um festzulegen, wann Workflows ausgelöst werden sollen.
  • Aufruf von: Geben Sie an, ob der Workflow vom Frontend-Buchungspanel oder vom Admin-Panel aus initiiert wurde.
  • Sprachfilter: Workflows basierend auf den Sprachpräferenzen des Kunden anpassen, um personalisierte Kommunikation zu ermöglichen.

Einrichten von Workflows​

Befolgen Sie diese Schritte, um einen Workflow zu erstellen:

  1. Zum Workflow-Bereich navigieren: Gehen Sie zum Einstellungsmenü und finden Sie den Tab Workflows.
  2. Einen Auslöser auswählen: Wählen Sie das Ereignis, das den Workflow auslöst (z. B. Neuer Termin hinzugefügt, Termin verschoben).
  3. Aktionen hinzufügen: Definieren Sie die Aktionen, die ausgeführt werden sollen, wenn der Auslöser aktiviert wird, wie z. B. das Senden einer E-Mail oder das Aktualisieren des Terminstatus.
  4. Filter anwenden (optional): Verwenden Sie Filter wie Standort, Service oder Mitarbeiter, um weiter zu verfeinern, wann der Workflow ausgeführt werden soll.
  5. Speichern und aktivieren: Sobald Ihr Workflow konfiguriert ist, speichern und aktivieren Sie ihn, um die Automatisierung zu starten.

Fehlerbehebung​

Wenn Ihre Workflows nicht wie erwartet funktionieren, finden Sie hier einige häufige Schritte zur Fehlerbehebung:

  • Auslösebedingungen überprüfen: Stellen Sie sicher, dass der richtige Auslöser ausgewählt ist und dass die Bedingungen für das Ereignis erfüllt sind.
  • Aktionen überprüfen: Stellen Sie sicher, dass die Aktionen, wie das Senden von E-Mails oder das Ändern des Terminstatus, korrekt konfiguriert sind.
  • Filter testen: Wenn Sie Filter angewendet haben, stellen Sie sicher, dass sie korrekt eingestellt sind und den Workflow nicht daran hindern, ausgeführt zu werden.
  • Protokolle überprüfen: Verwenden Sie die Protokolle oder die Benachrichtigungshistorie, um zu überprüfen, ob der Workflow ausgelöst wurde und ob Fehler aufgetreten sind.

Fazit​

Das Workflow-Modul in Mysched vereinfacht die Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse und ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Terminen, Kundeninteraktionen und internen Aufgaben. Durch die Nutzung unterstützter Aktionen, Auslöser und Filter können Sie komplexe Workflows erstellen, die Ihre Abläufe verbessern und die Kundenzufriedenheit steigern.