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Rechnungen

Übersicht​

Mit Mysched können Sie automatisch Rechnungen für Ihre Dienstleistungen im PDF-Format erstellen und versenden, wodurch der Abrechnungsprozess optimiert wird. Das manuelle Erstellen von Rechnungen kann zeitaufwändig und kompliziert sein, doch die Rechnungsfunktion von Mysched vereinfacht diese Aufgabe, indem sie professionelle Rechnungen sofort für Ihre Termine erstellt.

Warum sind Rechnungen wichtig?​

Rechnungen erfüllen mehrere wichtige Funktionen für Unternehmen, darunter:

  • Zahlung erhalten: Rechnungen bieten eine formelle Aufzeichnung erbrachter Dienstleistungen und helfen sicherzustellen, dass Unternehmen vollständig und pünktlich bezahlt werden. Sie enthalten wesentliche Informationen wie die Daten des Kunden und Verkäufers, eine Beschreibung der Dienstleistungen, den fälligen Betrag und die Zahlungsbedingungen.
  • Rechtliche Absicherung: Rechnungen sind rechtliche Dokumente, die das Recht eines Unternehmens auf Zahlung festlegen. Falls ein Kunde nicht zahlt, dient die Rechnung als Nachweis dafür, dass Dienstleistungen erbracht wurden, was es dem Unternehmen ermöglicht, rechtliche Schritte einzuleiten, falls nötig.
  • Dokumentation: Rechnungen bieten detaillierte Aufzeichnungen über Transaktionen, was es erleichtert, die Finanzen zu verwalten, Zahlungen zu verfolgen und eine organisierte Dokumentation für Prüfungszwecke aufrechtzuerhalten.

Grundlegende Informationen auf einer Rechnung​

Eine typische Rechnung enthält:

  • Namen und Kontaktdaten des Kunden und Verkäufers.
  • Eine Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen oder Produkte.
  • Der Preis pro Artikel oder Dienstleistung.
  • Den Gesamtbetrag.
  • Zahlungsbedingungen (z. B. sofort fällig, innerhalb von 30 oder 60 Tagen).
  • Eine eindeutige Rechnungsnummer.
  • Eine bevorzugte Zahlungsmethode.

Es kann auch hilfreich sein, eine Regelung für Verzugsgebühren einzufügen, um pünktliche Zahlungen zu fördern.

Wie aktiviere ich die Rechnungsfunktion?​

Um die Rechnungsfunktion in Mysched zu verwenden, folgen Sie diesen Schritten:

1. Eine Rechnung erstellen​

  1. Gehen Sie zum Rechnungsbereich: Navigieren Sie im Admin-Panel von Mysched zum Bereich Rechnungen.
  2. Neue Rechnung hinzufügen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung hinzufügen, um eine neue Rechnung zu erstellen.
  3. Rechnung anpassen: Sie können Schlüsselwörter verwenden, um relevante Daten dynamisch einzufügen (z. B. Termindetails, Kundennamen). Durch Klicken auf die Schaltfläche Schlüsselwörter können Sie alle verfügbaren Schlüsselwörter einsehen und diese in Ihre Rechnung einfügen.
  4. Rechnungsvorschau: Sie können die PDF-Rechnung herunterladen oder eine Vorschau anzeigen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.
  5. HTML-Vorlagen: Falls Sie eine vorhandene HTML-Vorlage haben, können Sie diese als Rechnung importieren, indem Sie in die Code-Ansicht wechseln.

Sobald die Rechnung vorbereitet ist, speichern Sie sie für die zukünftige Verwendung.

2. Rechnungen zu Benachrichtigungen hinzufügen​

Rechnungen können E-Mail-Benachrichtigungen beigefügt werden, sodass sie automatisch an Kunden und Mitarbeiter gesendet werden. So fügen Sie Rechnungen zu Benachrichtigungen hinzu:

  1. Gehen Sie zum Workflow-Modul: Navigieren Sie im Admin-Panel zum Workflow-Modul.
  2. Benachrichtigung bearbeiten: Finden Sie die Benachrichtigung, der Sie die Rechnung beifügen möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten.
  3. Rechnung hinzufügen: Im Benachrichtigungseditor finden Sie den Abschnitt Anhang(e) am unteren Rand. Hier können Sie die gewünschte Rechnung auswählen und hinzufügen.
  4. Benachrichtigung speichern: Nachdem die Rechnung hinzugefügt wurde, speichern Sie die Benachrichtigungseinstellungen.

Sie können mehrere Rechnungen an verschiedene Benachrichtigungstypen anhängen und so Flexibilität für unterschiedliche Abrechnungsszenarien bieten.

Anwendungsbeispiel​

Beispielsweise kann Mysched automatisch eine Rechnung erstellen und sie an die Bestätigungs-E-Mail anhängen, die an den Kunden gesendet wird, sobald ein Termin gebucht wird. Die Rechnung enthält alle relevanten Details wie die erbrachten Dienstleistungen, den fälligen Betrag und die Zahlungsbedingungen.

Fazit​

Die Rechnungsfunktion in Mysched vereinfacht das Erstellen und Versenden von Rechnungen, sodass Sie rechtzeitig bezahlt werden und eine professionelle Beziehung zu Ihren Kunden aufrechterhalten können. Durch die Automatisierung der Rechnungserstellung und das Anhängen dieser an Benachrichtigungen können Sie Zeit sparen, manuelle Arbeit reduzieren und sicherstellen, dass alle Abrechnungsinformationen korrekt an Ihre Kunden übermittelt werden.

Für weitere Details zur Einrichtung und Nutzung der Rechnungsfunktion lesen Sie die Dokumentation zu den Workflow- und Benachrichtigungseinstellungen oder wenden Sie sich bei Bedarf an unser Support-Team.