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Factures

Vue d'ensemble​

Avec Mysched, vous pouvez générer et envoyer automatiquement des factures pour vos services au format PDF, simplifiant ainsi le processus de facturation. Préparer des factures manuellement peut être chronophage et complexe, mais la fonctionnalité Factures de Mysched facilite cette tâche en générant instantanément des factures professionnelles pour vos rendez-vous.

Pourquoi les Factures sont Importantes ?​

Les factures remplissent plusieurs fonctions importantes pour les entreprises, notamment :

  • Être Payé : Les factures fournissent un enregistrement formel des services rendus et aident à s'assurer que les entreprises sont payées en totalité et à temps. Elles incluent des informations essentielles telles que les coordonnées du client et du vendeur, la description des services, le montant dû et les modalités de paiement.
  • Établir des Droits Légaux : Les factures sont des documents légaux qui établissent le droit d'une entreprise à recevoir un paiement. Si un client ne paie pas, la facture sert de preuve que les services ont été livrés, permettant à l'entreprise d'engager une action en justice si nécessaire.
  • Gestion des Enregistrements : Les factures fournissent des enregistrements détaillés des transactions, facilitant ainsi la gestion des finances, le suivi des paiements et le maintien d'une documentation organisée pour les audits.

Éléments Essentiels d'une Facture​

Une facture typique inclut :

  • Les coordonnées du client et du vendeur.
  • Une description des services ou produits fournis.
  • Le prix par élément ou service.
  • Le montant total dû.
  • Les modalités de paiement (par exemple, paiement à réception, sous 30 ou 60 jours).
  • Un numéro de facture unique.
  • Un mode de paiement préféré.

Inclure une politique de frais de retard peut également encourager les paiements rapides.

Comment Activer la Fonction Facture​

Pour commencer à utiliser la fonction facture dans Mysched, suivez ces étapes :

1. Créer une Facture​

  1. Aller à la Section Factures : Dans le panneau d'administration de Mysched, allez à la section Factures.
  2. Ajouter une Nouvelle Facture : Cliquez sur le bouton Ajouter une Facture pour créer une nouvelle facture.
  3. Personnaliser la Facture : Vous pouvez utiliser des mots-clés pour insérer dynamiquement des données pertinentes (par exemple, les détails du rendez-vous, le nom du client). En cliquant sur le bouton Mots-clés, vous pouvez voir tous les mots-clés disponibles et les ajouter à votre facture.
  4. Aperçu de la Facture : Vous pouvez télécharger ou prévisualiser le PDF pour vous assurer que tout est correct.
  5. Modèles HTML : Si vous avez un modèle HTML existant, vous pouvez l'importer comme facture en passant à la Vue Code.

Une fois la facture préparée, enregistrez-la pour une utilisation future.

2. Ajouter des Factures aux Notifications​

Les factures peuvent être jointes aux notifications par e-mail, ce qui facilite leur envoi automatique aux clients et au personnel. Voici comment ajouter des factures à vos notifications :

  1. Aller au Module Workflow : Allez dans le module Workflow du panneau d'administration.
  2. Modifier l'Action de Notification : Trouvez la notification à laquelle vous souhaitez joindre la facture et cliquez sur Modifier.
  3. Ajouter la Facture : Dans l'éditeur de notification, recherchez la section Pièce Jointe(s) en bas. Ici, vous pouvez sélectionner la facture que vous souhaitez joindre.
  4. Enregistrer la Notification : Une fois la facture ajoutée, enregistrez les paramètres de notification.

Vous pouvez joindre plusieurs factures à différents types de notifications, offrant ainsi une flexibilité pour divers scénarios de facturation.

Exemple d'Utilisation​

Par exemple, lorsqu'un client réserve un rendez-vous, Mysched peut générer automatiquement une facture et la joindre à l'e-mail de confirmation envoyé au client. La facture inclura tous les détails pertinents tels que les services rendus, le montant total dû et les modalités de paiement.

Conclusion​

La fonctionnalité Factures de Mysched simplifie le processus de création et d'envoi de factures, vous aidant à être payé à temps et à maintenir une relation professionnelle avec vos clients. En automatisant la génération de factures et en les joignant aux notifications, vous pouvez gagner du temps, réduire les efforts manuels et vous assurer que toutes les informations de facturation sont correctement communiquées à vos clients.

Pour plus de détails sur la configuration et l'utilisation de la fonctionnalité facture, consultez la documentation des paramètres Workflow et Notification, ou contactez notre équipe de support en cas de besoin.