Aangepaste Afspraakstatussen

Overzicht

De functie Aangepaste Afspraakstatussen in Mysched stelt je in staat om aangepaste statussen voor je afspraken te maken en te beheren, waardoor je meer flexibiliteit hebt voor verschillende bedrijfsscenario's. Hoewel Mysched al vier standaard afspraakstatussen bevat (bijv. In afwachting, Goedgekeurd, Geannuleerd en Voltooid), voldoet dit mogelijk niet altijd aan de behoeften van elk bedrijf. Met de functie voor aangepaste statussen kun je het afsprakenbeheer afstemmen op je specifieke workflow en bedrijfsvereisten.

Waarom Aangepaste Afspraakstatussen Belangrijk Zijn

Voor bedrijven die een breed scala aan diensten aanbieden, kan het gebruik van alleen de standaard afspraakstatussen beperkend zijn. Verschillende industrieën en bedrijven hebben vaak unieke processen voor het afhandelen van afspraken, waarvoor meer gedetailleerde of specifieke statusupdates nodig zijn. Een kliniek kan bijvoorbeeld een status nodig hebben voor "In afwachting van testresultaten", terwijl een salon mogelijk "Dienst in uitvoering" wil toevoegen om hun operaties beter te beheren.

Aangepaste afspraakstatussen stellen bedrijven in staat om:

• De unieke stadia van hun serviceprocessen te weerspiegelen.
• De interne communicatie te verbeteren door statuslabels te gebruiken die betekenisvol zijn voor hun team.
• Duidelijkere informatie aan klanten te bieden, zodat zij beter begrijpen wat de huidige status van hun afspraak is.

Het maken van een aangepaste afspraakstatus

Volg deze stappen om een nieuwe aangepaste afspraakstatus te maken:

1. Ga naar de sectie Afspraakstatussen:

   • Ga in het admin-paneel van Mysched naar de sectie Afspraakstatussen.

2. Voeg een nieuwe status toe:

   • Klik op de knop + Status toevoegen om een nieuwe status te maken.
   • Voer een Titel in voor de status, die zichtbaar zal zijn op de afspraak en in het boekingspaneel.

3. Pas het uiterlijk aan:

   • Selecteer een Icoon: Je kunt kiezen uit een breed scala aan iconen om de afspraakstatus visueel weer te geven. Mysched ondersteunt FontAwesome v5.15.4-iconen, en je kunt de beschikbare iconen bekijken via de volgende link.
   • Stel een Kleur in: Wijs een kleur toe aan de status om deze visueel te onderscheiden in je kalender en boekingsdashboard.

4. Markeren als bezette tijdslot (optioneel):

   • Als de status het tijdslot moet markeren als "bezet" (dat wil zeggen dat het tijdslot niet door een andere klant kan worden geboekt), vink je het selectievakje Markeren als bezette tijdslot aan. Deze optie is handig voor statussen zoals "In uitvoering" of "Bevestigd" waarbij de tijd al is toegewezen.

5. Sla de status op:

   • Nadat je de status naar wens hebt aangepast, klik je op Opslaan om deze toe te voegen aan je lijst met beschikbare afspraakstatussen.

Afspraakstatussen bewerken en verwijderen

Je kunt zowel aangepaste als standaard afspraakstatussen op elk moment bewerken of verwijderen:

• Bewerk een status: Om een bestaande status te bewerken, klik je op de status in de lijst en werk je de details bij (bijv. titel, icoon, kleur, enz.). Alle wijzigingen worden onmiddellijk weergegeven in je afspraakbeheer-dashboard.
• Verwijder een status: Om een status te verwijderen, klik je op de knop Verwijderen naast de status. Wees voorzichtig bij het verwijderen van standaardstatussen, aangezien deze actie permanent is.

Scenario: Salon Afspraakworkflow

Laten we een scenario bekijken waarin een salon aangepaste afspraakstatussen gebruikt om hun boekingsproces te stroomlijnen:

1. In afwachting: De standaardstatus voor alle nieuwe afspraken.
2. Bevestigd: Zodra het personeel de afspraakdetails heeft gecontroleerd en de beschikbaarheid van de stylist heeft bevestigd, verandert men de status naar Bevestigd.
3. Dienst in uitvoering: Wanneer de klant arriveert en de service begint, markeert het personeel de afspraak als Dienst in uitvoering, wat ook dat tijdslot blokkeert voor verdere boekingen.
4. In afwachting van betaling: Nadat de service is voltooid maar de betaling nog niet is ontvangen, wordt de status ingesteld op In afwachting van betaling.
5. Voltooid: Zodra de betaling is verwerkt, verandert de status naar Voltooid.

Door deze aangepaste statussen te gebruiken, kan de salon hun afspraken effectiever beheren en zowel het personeel als de klanten voorzien van realtime updates over de status van de afspraak.

Aangepaste Afspraakstatussen gebruiken in Workflows

Aangepaste statussen kunnen ook worden geïntegreerd in de Workflow module, waarmee je meldingen of andere acties kunt automatiseren op basis van statuswijzigingen. Bijvoorbeeld:

• Stuur een e-mailmelding naar de klant wanneer hun afspraak naar de status "Bevestigd" gaat.
• Trigger een herinnering voor het personeel wanneer de afspraak de status "In afwachting van betaling" bereikt.
• Automatiseer opvolgacties zodra de afspraak is gemarkeerd als "Voltooid".

Door aangepaste afspraakstatussen te combineren met de krachtige automatiseringstools in Mysched, kun je je afspraakbeheer optimaliseren en zorgen voor soepele communicatie met zowel personeel als klanten.

Conclusie

De functie Aangepaste Afspraakstatussen in Mysched is een krachtig hulpmiddel waarmee bedrijven hun afspraakworkflows kunnen personaliseren en de operationele efficiëntie kunnen verbeteren. Of je nu een salon, kliniek of een ander afspraakgebaseerd bedrijf runt, aangepaste statussen geven je de flexibiliteit om het systeem aan te passen aan je unieke processen. Door je eigen statussen te definiëren, het uiterlijk aan te passen en ze te integreren in workflows, kun je zowel je interne beheer als de klantervaring verbeteren.

Voor meer informatie of hulp bij het instellen van aangepaste afspraakstatussen, neem contact op met het ondersteuningsteam van Mysched.