Ga naar hoofdinhoud

E-mailmeldingen

Overzicht​

E-mailmeldingen zijn een essentieel onderdeel van elk boekingssysteem, inclusief Mysched. Met de functie E-mailmeldingen kun je automatisch meldingen sturen naar je klanten, personeel en beheerders. Deze meldingen helpen iedereen op de hoogte te blijven van afspraken en eventuele wijzigingen die kunnen optreden. Door gebruik te maken van shortcodes kun je de kwaliteit van je e-mailmeldingen verbeteren door dynamisch informatie toe te voegen, zoals afspraakdetails, klantnamen en meer. Bovendien kun je bestanden aan e-mails toevoegen, zoals PDF's geüpload door de klant of aangepaste bestanden toegevoegd via Aangepaste Formulieren.

E-mailmeldingen in de Workflow-module​

E-mailmeldingen kunnen worden verzonden via de Workflow-module. Verschillende acties binnen de module activeren e-mailmeldingen, wat helpt bij het automatiseren van je communicatie met klanten en personeel. Hieronder staan de belangrijkste gebruiksscenario's voor het verzenden van e-mailmeldingen:

1. E-mailmeldingen verzenden voor nieuwe afspraken​

Telkens wanneer een klant een nieuwe afspraak boekt, kan er automatisch een e-mail worden verzonden om de betrokken partijen te informeren. Dit helpt je om in real-time op de hoogte te blijven van elke boeking.

2. E-mailmeldingen verzenden voor verplaatste afspraken​

Als een klant een afspraak verplaatst via het Klantpaneel, zal Mysched automatisch een e-mailmelding sturen om je op de hoogte te stellen van de wijziging. Dit zorgt ervoor dat jij en je team altijd op de hoogte zijn van eventuele updates.

3. E-mailmeldingen verzenden voor geannuleerde afspraken of statuswijzigingen​

Mysched stelt je in staat om e-mailmeldingen te sturen wanneer de status van een afspraak verandert of wanneer een klant zijn afspraak annuleert. Je kunt filters gebruiken om meldingen te sturen op basis van specifieke statuswijzigingen. Je kunt bijvoorbeeld een regel instellen om het personeel te informeren als een klant een goedgekeurde afspraak annuleert.

4. Herinneringsmails verzenden voor afspraken​

Je kunt Mysched configureren om herinneringsmails te verzenden op een vastgesteld tijdstip vóór een afspraak. Bijvoorbeeld, een herinneringsmail sturen 1 uur voor de afspraak of een melding met de Zoom-link 15 minuten voor de afspraak.

5. Opvolgmails verzenden na afspraken​

Mysched stelt je in staat om opvolgmails te verzenden nadat de afspraak is voltooid. Dit kan handig zijn voor het verzamelen van feedback of het delen van informatie na de afspraak. Deze e-mails kunnen worden verzonden op een specifiek tijdstip na het einde van de afspraak, wat je helpt om een sterke communicatie met je klanten te behouden.

6. E-mailmeldingen verzenden wanneer een nieuwe klant wordt aangemaakt​

Wanneer er een nieuw klantprofiel wordt aangemaakt in Mysched, kan er een e-mailmelding worden verzonden naar zowel de klant als het personeel. Als het Klantpaneel is ingeschakeld, ontvangt de klant zijn inloggegevens samen met een link naar het Klantpaneel. Je kunt shortcodes gebruiken om deze e-mails te personaliseren, zoals het opnemen van de naam, e-mail en wachtwoord van de klant.

Shortcodes gebruiken in e-mailmeldingen​

Om je e-mailmeldingen dynamischer en persoonlijker te maken, biedt Mysched verschillende shortcodes. Deze shortcodes stellen je in staat om automatisch afspraakdetails, klantinformatie en andere relevante gegevens in de e-mailinhoud in te voegen. Enkele van de meest gebruikte shortcodes zijn:

  • Afspraakdatum: Voeg automatisch de afspraakdatum in.
  • Klantnaam: Voeg de naam van de klant toe in de e-mail.
  • Aangepaste invoer: Gebruik aangepaste formulierinvoer in de e-mail.
  • Zoom Meeting URL: Voeg de Zoom-link toe indien van toepassing.

Door gebruik te maken van deze shortcodes kun je op maat gemaakte, professionele e-mailmeldingen creëren die de communicatie verbeteren en de klantervaring versterken.

Conclusie​

E-mailmeldingen in Mysched zijn een krachtig hulpmiddel om communicatie te automatiseren en ervoor te zorgen dat zowel klanten als personeel op de hoogte blijven van afspraken. Of het nu gaat om het verzenden van herinneringen, bevestigingen of opvolgmails, de flexibiliteit van de Workflow-module en het gebruik van shortcodes maken het eenvoudig om e-mailcommunicatie op een efficiënte en persoonlijke manier te beheren. Als je hulp nodig hebt bij het instellen of beheren van e-mailmeldingen, neem dan gerust contact op met ons ondersteuningsteam.